社長ブログ

vol. 647　仕事ができる人って?!

2022/04/21
契約のはなし

毎日ブログ647日目
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期が変わり4月に入ったらかなりバタバタと忙しい。

先月末には退職があったり今月に入ったら中途入社の人たちが増えたり。

それに加えて契約書作成や決済段取りなどの事務仕事が増えたからなんだよね。

もともと会社を立ち上げた頃は一人ひとりが営業から契約や決済までをすべて担当。

だけど社員も案件も増えてきてからは契約履行などの事務仕事は専門部署でやっていた。

4月からは一旦その契約履行部門は全部自分が引き受けることになった。

不動産の仕事というとどうしても華やかな営業ばかりが目につくイメージ。

だけど契約履行管理という仕事は不動産取引の要。

そして当たり前だけど・・

最終的な決済の時点で売主さんには約束した通りのお金が振り込まれ。

買主さんは聞いていた条件と相違ない物件が間違いなく手に入る。

そうなるように安全に安心して取引してもらうためにも大切な仕事なんだよね。

それで最近ほんとうに感じたのは「段取り八分仕事二分」ってこと。

営業の仕事と違って一人のお客さんと向き合ってということではなくて同時進行でいくつもの案件に取り組んでいく。

2つのことを同時になんて当たり前。

書類を作りながら決済の段取りで銀行や司法書士さんとメールや電話で打ち合わせ。

郵送物の作成や清算書作成に契約から決済のスケジュール調整。

はっきりいって頭の中もずーっとマルチタスク状態。

ただ黙って座っていてもどんどん仕事が流れてくるしすべて確認したつもりでもヌケやモレがでることも。

そこで重要なのが仕事の段取り力。

例えば・・それぞれの仕事に優先順位つけることもそうだし予め準備をしておくということが重要。

それは作業だけではなくて取引先や関係者とのやり取りや配慮も含まれるよね。

例えば何の説明もなく資料だけ送っておけば分かるでしょ？

なんてメールするんじゃくて少し説明をつけておくだけでも違う。

場合によってはこれはどう云うことですか？

なんて結局電話で説明することになってお互いに手間になったりしちゃうもんね。

あとこのバックオフィス業務している立場から会社を見渡すとよく分かる・・

いわゆる仕事ができる人とできない人。

例えば・・思い出したように業務や進捗の報告を口頭でしてくる人。

モレがないように社内チャットを送ったあと一言確認してくれる人。

書類やデータがしっかり整理整頓できている人。

あれどこだっけ？どうしたっけ？といつも探している人。

これって性格や仕事ができる以前に相手のことを考えているかそうじゃないかの違いでもある。

報告するにしても面倒くさいかもしれないけどそのために記録に残して一言伝える。

この手間かけることによってお互いに言った言わないにもならない。

そして結局は確認作業やそのことについての無駄な時間をかけないで済むからね・・何より自分が。

とはいえ機械じゃないんだからメールやチャットで伝えてそれっきりで「自分は伝えましたし」ってドヤるだけなのもコミュ障すぎ。

どんな仕事でもその作業や働きの先には相手があること。

その相手が喜んでくれるように想像してやる仕事が質の高い仕事ってことだよね。

・・・って偉そうにそんな自分もぜんぜん段取り悪いほう。

お客さんや取引先に会社のみんなが仕事しやすく安心して任せてもらえるようにやったりますよ。

きょうはここまで、それではまたあした！

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